會展策劃：論壇的籌備與組織_上海實邦貨架有限公司

會展策劃：論壇的籌備與組織

　論壇是展會中一道絢麗的風景線。是與洽談交易活動并重的一項內容，也是展會中最精彩、*的活動之一。

　　展覽會越來越講究展、會并重，組織者在舉辦展覽的同時。通常要組織相關內容的論壇。請來大批中外一流的專家、學者，甚至社會活動家、政府要員等參加。在論壇上。這些特邀嘉賓不僅能帶來國內外*的信息、技術和項目。更能帶來相關領域內具有前瞻性和導向性的新論點、新理念、新思維。應當說。論壇是加強學術交流。增進友誼的橋梁與紐帶。對提升展會檔次、擴大影響。擴展潛在客戶，意義非同尋常。在這里，群英聚會。智慧激蕩，有助于拓寬視野、更新知識、交融理念、開拓思路。一些知名展會，如廣交會、高交會和北京”國際周”等大型展會期間舉辦的論壇。聽眾多達數萬人。門票緊俏。場場爆滿。一場成功的展會，不但要有可觀的成交額，還要組織好發人深省、富有啟迪的論壇講座，已經成為無可爭議的事實。

　　籌備，組織高水平的論壇。是一件非常復雜而又細致繁瑣的工作。它要求建立嚴密、高效、相互協作的組織機構，制定周密詳盡的流程計劃。通常應做好以下幾項主要工作：

　�。ㄒ唬┏闪⒒I備委員會

　　論壇籌備委員會。一般設主任1人，副主任卜人，委員若干人。其主要任務是：謀劃論壇的整體框架，做好論壇組織的前期準備工作。主要包括：

　　1.籌備成立組織委員會和評審委員會，劃分各自承擔的任務；

　　2.確定主辦單位、承辦單位、協辦單位、特約媒體等：

　　3.確定論壇講座的主題。堅持少而精、高層次、高規格。積極促進科技成果產業化的原則。力求向專業化展會方向努力。為使論題有的放矢，也可征集參展單位共同感興趣的論題，從中擇優選用。粗略劃分若干專業論題的內容、范圍等；

　　4.確定論壇整體時間區段及大體場次：

　　5.確定主講人及其論題內容；

　　6.研究征集論文辦法及評選比例、獎金數額等：

　　7.確定邀請的相關人員、單位：

　　8.確定論壇的規模、人數、時間、地點：

　　9.制定財務預算。

　�。ǘ┙M建組織委員會

　　組織委員會的主要任務是負責整個論壇的組織安排，保證論壇能夠順利進行�？稍O主任1人，副主任1-2人。組委會下面一般還要設立三個小組：

　　秘書組：設組長、副組長各一人，組員若干人。其主要任務是：

　　1.發布舉辦論壇會議的通知，內容包括舉辦時間、地點、演講專家及題目等。通過網上登錄、媒體廣告、直郵、上門發送等多種方式在一定范圍內“廣而告之”�！耙欢ǚ秶笔侵敢獙⒂^眾盡且定在各用戶部門*、信息主管、技術專家、企業的CEO、CIO等決策者，各IT分銷商、代理商、駐華商社的代表等層次較高的范圍內，務求到會的觀眾是高素質的目標觀眾：

　　2.征集論文。明確征集論文的內容范圍、有關技術要求及投稿截止日期等，如要求論文具有創新性。未在國內外報刊上公開發表過等。對正文的篇幅、摘要的字數、份數，郵寄、打印論文的具體要求，論文的字體、字號、紙型。是否要帶中、英文譯件。是否要軟盤以及聯系人、聯系方式等要提出明確要求；

　　3.發送邀請信。分兩部分進行：向主講人發出邀請，落實主講人。邀請函務必注明論壇的主題及被邀請人分擔的演講題目、開會日期、演講的時間要求等。便于演講人準備演講材料。此項邀請至少提前一個月發出，并盡早落實。向有關主管部門、*、嘉賓、關系單位、新聞媒體發出邀請：

　　4.撰寫*開幕詞、閉幕詞、主持人講話及相關的會議宣傳報道材料；

　　5.為每場主持人提供主講人簡歷、業績及本次講演論文摘要：

　　6.編輯論壇簡報：

　　7.收集整理演講稿登記造冊。按專題進行分類；

　　8.整理復制錄音、錄象、刻錄光盤并組織贈送與銷售：

　　9.組織、安排、接待各媒體記者；

　　10.編輯論壇文集。

　　組織組：設組長、副組長各一人，組員若干人，其主要任務是負責整個論壇的組織和安排工作。它的工作必須有條有理。井然有序，是論壇順利進行的關鍵部門。

　　1.編制論壇各場次日程安排。具體落實主、分會場地點、主持人，如果需要分組研討要安排討論地點和召集人；

　　2.落實主會場、分會場場地、電源、音響、投影、錄音錄象設備等相關設備，并落實后備電源、后備擴音設備及值班電工等應急安排；

　　3.根據需要安排同傳或交傳翻譯：

　　4.設置論壇會標與引導標識；

　　5.確定是否組織電視現場轉播及其場次：

　　6.確定每場會議議程：如主持人宣布講演開始并在每位嘉賓演講之前，簡要介紹主講嘉賓的簡歷、業績及演講題目要點等；

　　7.制定與維持會場紀律。包括是否準許拍照、錄音錄像等：

　　8.保障會場的光電、溫度、通風保持正常狀態。落實服務人員及茶、水供應等；

　　9.安排好新聞媒體人員在會場工作和休息的位置；

　　10.組織新聞發布會；

　　門協調好與秘書組、會務組的關系、相互密切配合。

　　會務組：設正長副組長各1人組員若干人，其主要任務是負責整個論壇的會務工作，包括：

　　1.印制、發放入場證件和會議相關材料；

　　2.負責報道登記、出售門票；

　　3.迎送、接待主講人，負責食宿安排；

　　4.組織專業人員對會場進行安全檢查，疏通通道，開啟安全門等：

　　5.購買、發放紀念品，填寫證書。支付各類費用；

　　6.財務結算。

　　在整體運作過程中秘書組、組織組、會務組雖各有職責。但又需要默契配合，互相支援，形成一個整體，保證論壇的順利進行。

　�。ㄈ┏闪⒃u審委員會

　　有的論壇會議設定評選論文，需要成立評委會，否則不必設立。

　　評審委員會可設主任1人副主任1人，委員5－7人評委總數*是單數。以便評審表決。

　　1.聘請評委。要聘請有較高思想水平、政策水平、專業水平，并具有一定聲望和權威。能秉公辦事的人員為評委；

　　2.制定評選論文的標準，按照比例準確地評出論文等級。

　　總之，大量細致周密、有條不紊的工作全體工作人員的密切配合是成功舉辦論壇的先決條件。

　　講演論文摘要：